Do przeczytania w 2-3 minuty.
W działach kadr i płac coraz bardziej zauważalny jest trend ograniczania powtarzalnych, rutynowych działań na rzecz zadań związanych z zarzadzaniem talentami, budowaniem zaangażowania i zatrzymywaniem pracowników. Wciąż jednak istnieje szereg działań, które muszą być wykonane. Chodzi tu przede wszystkim o naliczanie płac, podatków i składek czy o obliczanie czasu pracy personelu, układanie grafików itp. W biznesie liczy się przede wszystkim, by zadania te były realizowane nie tylko z najlepszą możliwą dokładnością i starannością, ale również w sposób maksymalnie wydajny, bez zbędnych nakładów czasu pracowników.
Badanie ADP dotyczące motywów, jakimi będą kierować się firmy w najbliższych 2-3 latach szukając sposobów na transformację list płac, wykazało, że najistotniejsze są tu: wydajność kosztowa, efektywność operacyjna oraz dostępne gotowe narzędzia cyfrowe[1]. Od 2020 roku w Polsce wzrasta trend częstszego przenoszenia działu kadrowo-płacowego na zewnątrz. Impulsem do tego były doświadczenia biznesowe związane z pandemią. Okazało się, że outsourcing ułatwia utrzymanie ciągłości biznesowej w ekstremalnych warunkach, jakimi na pewno są absencje sporej części personelu, w tym również osób odpowiedzialnych za płatności. W badaniu ADP 57% respondentów twierdziło, że na jakość obsługi list płac w ich firmach miały wpływ braki kadrowe w zespołach zajmujących się listami płac. Ponadto, analizy ADP wykazały, że pandemia COVID‑19 doprowadziła globalnie do czterokrotnego wzrostu liczby nowych przepisów w prawie pracy.
Polacy pamiętają też wprowadzenie w 2022 roku Polskiego Ładu i zamęt prawny, jaki to spowodowało. Polski Ład wprowadził m.in. nowe zasady naliczania składki zdrowotnej, likwidację niektórych ulg dla części podatników, zmianę kwoty wolnej od podatku oraz zmiany w wysokości opodatkowania w połowie roku, nie licząc łatek w programie wprowadzanych w kilku edycjach. W tym świetle powierzenie zadań kadrowo-księgowych na zewnątrz wydaje się szczególnie kuszące, bo zdejmuje z firmy nie tylko ogrom zadań, ale i odpowiedzialności za ewentualne błędy.
[1] https://pl.adp.com/baza-wiedzy-hr/artykuly-eksperckie/artykuly/g/badanie-globalnej-listy-plac.aspx#survey
Wydaje się, że Polacy mają niskie zaufanie do cyfryzacji, jednak „twarde” dane temu przeczą. Co prawda wielu pracowników wciąż jest przyzwyczajonych do papieru i woli mieć dokumenty w formie fizycznej. Forma cyfrowa kojarzy się im z uciążliwym logowaniem w celu uzyskania dostępu, obawą wycieku danych, działań hakerskich itp. Sama cyfryzacja dokumentacji wydaje się skomplikowanym procesem i koniecznością nauczenia się obsługiwania nowego narzędzia. Przez to często nie zauważamy, że cyfryzacja dzieje się tuż obok nas i korzystamy z niej niemal nieświadomie.
Wielu z nas polubiło płatności kartą i telefonem i prawie całkowicie zrezygnowało z noszenia gotówki. Przyzwyczailiśmy się do błyskawicznych przelewów, profilu zaufanego, elektronicznego konta pacjenta, e-zwolnień lekarskich i e-recept. A przecież papierowe recepty pożegnaliśmy na dobre zaledwie cztery lata temu (styczeń 2020), a nieco wcześniej, w grudniu 2018 roku, zniknęły papierowe zwolnienia! A już czekają następne zmiany: elektroniczny dowód osobisty, e-doręczenia, czyli elektroniczne listy polecone, krajowy system faktur elektronicznych.
Działy kadr i płac w dużej mierze jeszcze polegają na papierze. Jednak i tu widać coraz więcej nowinek cyfrowych. Dla pracownika cyfryzacja w tym obszarze oznacza w praktyce składanie wniosków urlopowych jednym kliknięciem w aplikacji, czy zapoznanie się z paskiem płac z poziomu telefonu. Przynosi to konkretne oszczędności czasu, jaki trzeba przeznaczyć na wykonanie tych zadań, i to po obu stronach. Za sprawą cyfryzacji pracownicy zyskują samodzielność: sami, bez pośrednictwa działu kadr składają wnioski, zapisują się do ubezpieczeń itd., a cały proces trwa krócej.
Jednym z rozwiązań cyfrowych w dziale HR jest e-teczka. Za tym terminem kryje się przechowywanie dokumentacji pracowniczej (wyłącznie) w postaci cyfrowej. Narzędzie to może być zintegrowane z obiegiem dokumentów w firmie. E-teczki są obwarowane zaawansowanym szyfrowaniem i kontrolą dostępu, dzięki czemu zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa danych w porównaniu do przechowywania dokumentacji papierowej. Ich wdrożenie obniża koszty związane z drukowaniem, przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją. Korzystanie z e-teczki i udostępnianie dokumentów w ramach zespołu jest proste i szybkie,co jest szczególnie ważne w modelu pracy zdalnej i hybrydowej.
Zarządzanie danymi osobowymi oraz innymi danymi wrażliwymi w firmie wiąże się z koniecznością spełniania przepisów w zakresie m.in. ochrony danych osobowych, a co za tym idzie – z odpowiedzialnością prawną i skarbową. W przypadku outsourcingu tych zadań, delegowana jest również odpowiedzialność za powierzone dane. Dlatego wybór dostawcy tych usług powinien być dokonany uważnie; niezmiernie istotna jest rzetelność zewnętrznej firmy, jej doświadczenie, a także kapitał zakładowy, który ma znaczenie szczególnie w przypadku istotnych naruszeń obwarowanych karami finansowymi. Pamiętajmy, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiada finansowo do wysokości swojego kapitału zakładowego, należy więc zapoznać się przynajmniej orientacyjnie z poziomem kar, jakie grożą za wyciek danych z firmy o naszej wielkości – i stosowanie do tego wybrać firmę zewnętrzną.
W codziennym wymiarze jednak, ograniczenie części odpowiedzialności z firmy za zarządzanie danymi wrażliwymi to przede wszystkim spora oszczędność czasu i przesunięcie zadań w dziale HR na rozwój potencjału pracowników. W obliczu narastających problemów z niedoborem odpowiednio wykwalifikowanej kadry sprawnie funkcjonujący personel jest jednym z głównych aktywów firmy. Zarządzanie tym aktywem jest strategicznym zadaniem HR, do którego zaliczają się:
ADP – globalny lider w outsourcingu kadr i płac, działający od 75 lat – dostarcza narzędzi zarówno do obsługi zadań rutynowych, jak i strategicznych. Do najpopularniejszych należą:
Każdy klient ADP dobiera rozwiązania modułowo, a oferta jest za każdym razem zaprojektowana indywidualnie, po zapoznaniu się z konkretnymi potrzebami firmy. Ramowa oferta i formularz kontaktowy są dostępne na stronie: https://pl.adp.com/rozwiazania.aspx
Jak widać, dzięki automatyzacji i cyfryzacji, czas potrzebny na realizację wielu zadań kadrowo-płacowych może być ograniczony do minimum. Outsourcing w tym obszarze umożliwia efektywne wykonywanie ich z minimalnym udziałem człowieka. Lista zadań usprawnianych za pomocą digitalizacji jest coraz dłuższa. Naliczanie płac, podatków i składek, zarządzanie dokumentacją, formularzami, urlopami i nieobecnościami, raportowanie, onboarding nowego pracownika, a także rutynowe szkolenia – wszystko to może być zrealizowane w większości online, z czego korzysta coraz więcej firm.
